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CLASE 21 (19-06-2014)

TEMA: ¨VALIDACIÓN DE DATOS¨

La validación de datos se usa para controlar el tipo de datos o los valores que los usuarios pueden escribir en una celda. Por ejemplo, es posible que desee restringir la entrada de datos a un intervalo determinado de fechas, limitar las opciones con una lista o asegurarse de que sólo se escriben números enteros positivos. En este artículo se describe cómo funciona la validación de datos en Excel y se describen brevemente las diferentes técnicas de validación de datos disponibles. No cubre la protección de celdas, que es una característica que permite "bloquear" u ocultar ciertas celdas de una hoja de cálculo para que no se puedan editar o sobrescribir.

¿Qué es la validación de datos?

La validación de datos es una función de Excel que permite establecer restricciones respecto a los datos que se pueden o se deben escribir en una celda. La validación de datos puede configurarse para impedir que los usuarios escriban datos no válidos. Si lo prefiere, puede permitir que los usuarios escriban datos no válidos en una celda y advertirles cuando intenten hacerlo. También puede proporcionar mensajes para indicar qué tipo de entradas se esperan en una celda, así como instrucciones para ayudar a los usuarios a corregir los errores.
Por ejemplo, en un libro de marketing, puede configurar una celda para permitir únicamente números de cuenta de tres caracteres. Cuando los usuarios seleccionan la celda, puede mostrarles un mensaje como el siguiente:

 

Si los usuarios no tienen en cuenta este mensaje y escriben datos no válidos en la celda, como un número de dos o de cinco dígitos, puede mostrarles un mensaje de error específico.
En un escenario un poco más avanzado, podría usar la validación de datos para calcular el valor máximo permitido en una celda según un valor que se encuentra en otra parte del libro. En el siguiente ejemplo, el usuario ha escrito 4.000 dólares en la celda E7, lo cual supera el límite máximo especificado para comisiones y bonificaciones.

 

Si se aumentara o redujera el presupuesto de nómina, el máximo permitido en E7 también aumentaría o se reduciría automáticamente.
Las opciones de validación de datos se encuentran en el grupo Herramientas de datos.

 

La validación de datos se configura en el cuadro de diálogo Validación de datos.

 

¿Cuándo es útil la validación de datos?

La validación de datos es sumamente útil cuando desea compartir un libro con otros miembros de la organización y desea que los datos que se escriban en él sean exactos y coherentes.
Puede usar la validación de datos para lo siguiente, entre otras aplicaciones:

• Restringir los datos a elementos predefinidos de una lista    Por ejemplo, puede limitar los tipos de departamentos a Ventas, Finanzas, Investigación y desarrollo y TI. De forma similar, puede crear una lista de valores a partir de un rango de celdas que se encuentran en otra parte del libro. Para obtener más información

• Restringir los números que se encuentren fuera de un intervalo específico    Por ejemplo, puede especificar un límite mínimo de deducciones de dos veces el número de hijos en una celda específica.
• Restringir las fechas que se encuentren fuera de un período de tiempo específico    Por ejemplo, puede especificar un período de tiempo entre la fecha actual y los 3 días siguientes.
• Restringir las horas que se encuentren fuera de un período de tiempo específico     Por ejemplo, puede especificar un período de tiempo para servir el desayuno entre la hora en que abre el restaurante y cinco horas después.
• Limitar la cantidad de caracteres de texto    Por ejemplo, puede limitar el texto permitido en una celda a 10 caracteres o menos. De forma similar, puede establecer la longitud específica de un campo de nombre completo (C1) en la longitud actual de un campo de nombre (A1) y un campo de apellidos (B1), más 10 caracteres.
• Validar datos según fórmulas o valores de otras celdas    Por ejemplo, puede usar la validación de datos para establecer un límite máximo para comisiones y bonificaciones de 3.600 dólares, según el valor de nómina proyectado general. Si los usuarios escriben un valor de más de 3.600 dólares en la celda, aparecerá un mensaje de validación.

Mensajes de validación de datos

Lo que los usuarios verán al escribir datos no válidos en una celda depende de cómo se haya configurado la validación de datos. Puede elegir mostrar un mensaje de entrada cuando el usuario seleccione la celda. Este tipo de mensaje aparece cerca de la celda. Si lo desea, este mensaje puede moverse y dejarse visible hasta que el usuario pase a otra celda o presione ESC.

 

Por lo general, los mensajes de entrada se usan para orientar a los usuarios acerca del tipo de datos que deben escribirse en una determinada celda.
También puede elegir mostrar un mensaje de error que sólo aparecerá cuando el usuario escriba datos no válidos.


Puede elegir entre tres tipos de mensajes de error:

Icono	Tipo	Se usa para
	Detener	Evitar que los usuarios escriban datos no válidos en una celda. Un mensaje de alerta Detener tiene dos opciones: Reintentar o Cancelar.
	Advertencia	Advertir a los usuarios que los datos que han escrito no son válidos, pero no les impide escribirlos. Cuando aparece un mensaje de alerta Advertencia, los usuarios pueden hacer clic en Sí para aceptar la entrada no válida, en No para editarla o en Cancelar para quitarla.
	Información	Informar a los usuarios que los datos que han escrito no son válidos, pero no les impide escribirlos. Este tipo de mensaje de error es el más flexible. Cuando aparece un mensaje de alerta Información, los usuarios pueden hacer clic en Aceptar para aceptar el valor no válido o en Cancelar para rechazarlo.

Puede personalizar el texto que los usuarios ven en un mensaje de error. Si elige no hacerlo, los usuarios verán un mensaje predeterminado.
Los mensajes de entrada y de error sólo aparecen cuando los datos se escriben directamente en las celdas. No aparecen en los siguientes casos:

• El usuario escribe datos en la celda mediante copia o relleno.
• Una fórmula en la celda calcula un resultado que no es válido.
• Una macro especifica datos no válidos en la celda.

Sugerencias para trabajar con la validación de datos

En la siguiente lista, encontrará sugerencias para trabajar con la validación de datos en Excel.

• Si tiene previsto proteger la hoja de cálculo o el libro, hágalo después de haber terminado de configurar la validación. Asegúrese de desbloquear cualquier celda validada antes de proteger la hoja de cálculo. De lo contrario, los usuarios no podrán escribir en las celdas.
• Si tiene previsto compartir el libro, hágalo únicamente después de haber acabado de configurar la validación y la protección de datos. Después de compartir un libro, no podrá cambiar la configuración de validación a menos que deje de compartirlo, pero Excel continuará validando las celdas que haya designado mientras el libro esté compartido.
• Puede aplicar la validación de datos a celdas en las que ya se han escrito datos. No obstante, Excel no le notificará automáticamente que las celdas existentes contienen datos no válidos. En este escenario, puede resaltar los datos no válidos indicando a Excel que los marque con un círculo en la hoja de cálculo. Una vez que haya identificado los datos no válidos, puede ocultar los círculos nuevamente. Si corrige una entrada no válida, el círculo desaparecerá automáticamente.

• Para quitar rápidamente la validación de datos de una celda, seleccione la celda y, a continuación, abra el cuadro de diálogo Validación de datos (ficha Datos, grupo Herramientas de datos). En la ficha Configuración, haga clic en Borrar todos.
• Para buscar las celdas de la hoja de cálculo que tienen validación de datos, en la ficha Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en Buscar y seleccionar y, a continuación, en Validación de datos. Una vez que haya encontrado las celdas que tienen validación de datos, puede cambiar, copiar o quitar la configuración de validación.
• Cuando cree una lista desplegable, puede usar el comando Definir nombre (ficha Fórmulas, grupo Nombres definidos) para definir un nombre para el rango que contiene la lista. Después de crear la lista en otra hoja de cálculo, puede ocultar la hoja de cálculo que contiene la lista y proteger el libro para que los usuarios no tengan acceso a la lista. 

Función CONTAR

La función CONTAR cuenta la cantidad de celdas que contienen números y cuenta los números dentro de la lista de argumentos. Use la función CONTAR para obtener la cantidad de entradas en un campo de número de un rango o matriz de números. Por ejemplo, puede escribir la siguiente fórmula para contar los números en el rango A1:A20:
=CONTAR(A1:A20)
En este ejemplo, si cinco de las celdas del rango contienen números, el resultado es 5.

Sintaxis

CONTAR(valor1; [valor2],...)

La sintaxis de la función CONTAR tiene los siguientes argumentos:

• valor1    Obligatorio. Primer elemento, referencia de celda o rango en el que desea contar números.
• valor2, ...    Opcional. Hasta 255 elementos, celdas de referencia o rangos adicionales en los que desea contar números.

 Nota   Los argumentos pueden contener o hacer referencia a una variedad de diferentes tipos de datos, pero sólo se cuentan los números.
Observaciones

• Se cuentan argumentos que son números, fechas o una representación de texto de los números (por ejemplo, un número entre comillas, como "1").
• Se tienen en cuenta los valores lógicos y las representaciones textuales de números escritos directamente en la lista de argumentos.
• No se cuentan los argumentos que sean valores de error o texto que no se puedan traducir a números.
• Si un argumento es una matriz o una referencia, sólo se considerarán los números de esa matriz o referencia. No se cuentan celdas vacías, valores lógicos, texto o valores de error de la matriz o de la referencia.
• Si desea contar valores lógicos, texto o valores de error, use la funciónCONTARA.
• Si desea contar sólo números que cumplan con determinados criterios, use la función CONTAR.SI o la función CONTAR.SI.CONJUNTO.

BIBLIOGRAFIA:

• VALIDACIÓN  
• VALIDACION2 
• CONTAR

VIDEO

VALIDACIÓN DE DATOS

FUNCION CONTAR

 

CLASE 22 (25-06-2014)

TEMA: ¨PRESENTACIÓN DE DATOS EN GRÁFICOS¨

Cómo crear un gráfico en Excel

Lo primero que debes hacer para crear un gráfico en Excel es organizar los datos que deseas trazar. Es decir, acomodar los datos en columnas y filas de manera que Excel pueda “entender” la información y crear el gráfico.
 Observa el siguiente ejemplo de datos:

Una vez organizada la información debes seleccionar el rango completo para indicar a Excel que trazará el gráfico utilizando como base dicha información:

Antes de continuar debo decir que es importante conocer los tipos de gráficos en Excel de manera que puedas tomar la decisión adecuada sobre el gráfico a crear.

Crear un gráfico en Excel

El siguiente paso para crear un gráfico en Excel es ir a la ficha Insertar, y dentro del grupo Gráficos hacer clic en el tipo de gráfico que has decidido crear. Para este ejemplo he decidido crear un gráfico de columnas por lo que haré clic sobre Columna y seleccionaré la primera de las opciones:

Justo después de haber seleccionado el gráfico que deseas Excel lo incrustará en la hoja:

Este gráfico ha sido creado con las opciones predeterminadas de Excel, pero pronto aprenderemos a modificarlas y poder agregar características adicionales al gráfico.

Si utiliza Microsoft Office Excel 2007, puede presentar los datos de forma rápida en un gráfico circular y darle después una apariencia profesional y elegante.

Después de crear un gráfico circular, puede girar los sectores para que tengan diferentes perspectivas. También puede centrarse en sectores concretos extrayéndolos del gráfico o cambiando el tipo de gráfico a un gráfico circular con subgráfico circular o con subgráfico de barras para destacar los sectores más pequeños.

Partes de un gráfico de Excel

Un gráfico de Excel está formado por diferentes partes que incluyen el área del gráfico, las series de datos, ejes, leyendas,  rótulos del eje, entre otros. El siguiente gráfico muestra las partes de un gráfico de Excel que necesitas conocer:

• Área del gráfico. Esta es el área que se encuentra definida por el marco del gráfico y que incluye todas sus partes.
• Título del gráfico. Texto descriptivo del gráfico que se coloca en la parte superior.
• Puntos de datos. Es un símbolo dentro del gráfico (barra, área, punto, línea) que representa un solo valor dentro de la hoja de Excel, es decir que su valor viene de una celda.
• Series de datos. Son los puntos de datos relacionados entre sí trazados en un gráfico. Cada serie de datos tiene un color exclusivo. Un gráfico puede tener una o más series de datos a excepción de los gráficos circulares que solamente pueden tener una serie de datos.
• Ejes. Un eje es la línea que sirve como referencia de medida. El eje Y es conocido como el eje vertical y generalmente contiene datos. El eje X es conocido también como el eje horizontal y suele contener las categorías del gráfico.
• Área de trazado. Es el área delimitada por los ejes e incluye todas las series de datos.
• Líneas de división. Son líneas opcionales que extienden los valores de los ejes de manera que faciliten su lectura e interpretación.
• Título de eje: Texto descriptivo que se alinea automáticamente al eje correspondiente.
• Leyenda. Un cuadro que ayuda a identificar los colores asignados a las series de datos.

BIBLIOGRAFIA

• COMO CREAR UN GRÁFICO  
• GRÁFICO 
• PARTES DE UN GRÁFICO

VIDEO

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